职业化是每个职场人应当必备的素质,而回复消息、职场对话等作为职场礼仪的一种,最能直接体现我们的职业化水平。
如果不能有意识地培养自己在职场上的语言表能力和技巧,那么,今后的职业生涯会充满了困难。
那收到领导的消息,怎么回复最好?
1、通知型消息,及时给出确认
比如:“下午一点,全体员工准时参加工作会议。”
回复收到,并不一定能够代表绝对出席,但如果你的回复是:“好的领导,我会准时参加。”
那么不仅表达了对领导的足够尊重,同时也给对方吃下了一颗定心丸,表示你不会缺席的决心。
2、重要任务,同步给出具体方案
试想一下,当三个人同时受到领导的要求:“确认一下明天的航班信息。”
A的回答:“好的,收到。”
B的回答:“收到,我现在立马进行确认。”
C的回答:“好的领导,我现在立马确认信息,具体内容将在10分钟后给到您。
你会觉得那一种让你更放心一些呢?很明显是第三种。
第三种回答方式,除了表示接收到了指令,还附带了“表态”和“行动”等元素在里面。虽然只多敲了几个字,却能让对方更“放心”地将事情委托给你。缩减反复确认的时间成本,提高工作效率。
对此,有网友提出这样一个公式:
详略得当的复合句>条理清晰的简单句>精准的具体单词>敷衍的单个字。
对于领导安排的任务,回复得越全面周到,越能够缩减沟通时间和解释成本,进而提高工作效率。
3、及时反馈,补充后续行动结果
对于许多任务型消息,单纯的消息确认,和行动回复还不够。还需要进一步补充后续的具体工作开展,让领导真正完全放心。
比如领导说:“我明天上午开会要用PPT,你准备下”。
你除了要回复收到,在确认必要信息后,立马开始制作之外,还需要在制作PPT的过程中,及时与领导沟通,确认里面的信息点是否存在问题,必要的时候,提出自己的疑问和优化建议。
只有真正理解清楚领导的意思,才能避免最后呈现的结果和领导想要的效果大相庭径这一问题出现。
尤其是在领导给出的任务比较模糊的情况下,各个环节的及时确认更加有必要。
对于回复领导消息这件事,许多职场人确实很难一下拿捏好其中的分寸。但是我认为,稍微“将心比心”一些,稍微“向前多走半步”,很多问题便能迎刃而解。
职场中很流行一句话:“事事有回应,件件有着落。”
好的回复方式,并非只是单纯多回几个字,而是让领导感觉,自己安排的工作任务被真正接受和理解,布置下去的工作进度也能够实时掌控,这才是其本质所在。
在收到领导安排的任务后及时反馈,让领导掌握你的工作进度,才能不做无用功,也可以让自己的工作能及时被“看见”。
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